• Asistență / revizuire contabilă / fiscală periodică (lunar / trimestrial / semestrial / anual)
• Asistență la implementarea sistemelor informatice și la definirea fluxurilor informaționale

Asistența contabilă / fiscală se poate realiza pe o bază continuă, recurentă, sau doar la cerere, ocazional.

În cazul variantei recurente (lunară, trimestrială, semestrială, anuală) aceasta este echivalentul unei externalizări parțiale a funcției contabile / fiscale.

Acest tip de externalizare este potrivită în special în cazurile în care clientul are deja propria echipă financiar-contabilă și dorește ca expertul să intervină în faza de validare a tratamentelor aplicate și de certificare a rapoartelor contabile și fiscale. Aceasta este soluția aleasă și în situația societăților care încep cu o externalizare completă, dar dezvoltarea activității entității conduce la nevoia unui departament intern de contabilitate, care să rezolve cerințele zilnice de informații și documente, iar expertul intervine în fazele cele mai importante, de verificare și certificare a rezultatelor.

Asistența periodică se desfășoară similar cu principiile enunțate la externalizarea completă a contabilității, cu diferența că sarcinile zilnice, recurente, de volum privind contabilitatea primară, introducerea documentelor în sistemele informatice și alte operațiuni de contabilitate primară sunt efectuate de echipa clientului.

Clientul colaborează cu o echipă dedicată din partea APEX, se stabilesc de comun acord datele de intervenție și planul de acțiune.

Echipa APEX are în principal următoarele roluri:

• identificarea erorilor și omisiunilor, a discrepanțelor dintre conturi și documente, dintre registre și sub-registrele contabile
• verificarea aplicării corecte a tratamentelor contabile și fiscale
• propuneri de corecții și ajustări
• determinarea și propunerea anumitor tipuri de operațiuni complexe și ajustări de natură fiscală care se agreează a fi sub controlul expertului
• validarea sau calcularea impozitului pe profit sau a impozitului pe veniturile microîntreprinderilor
• validarea sau întocmirea jurnalelor și a declarațiilor de TVA
• validarea sau întocmirea (și depunerea) declarațiilor fiscale
• identificarea riscurilor și prezentarea lor clientului, împreună cu propuneri de ameliorare sau eliminare a lor.

Avantajele externalizării serviciilor de contabilitate

Beneficiile majore ale externalizării serviciilor de contabilitate către echipa APEX sunt:

• Acces la experiența unei echipe de profesioniști în domeniu, pe o gamă variată de expertiză contabilă și fiscală, expertiză și resurse care nu pot fi atinse într-un departament intern de contabilitate
• Echipă dedicată coordonată de manager / partener
• Eliminarea sau diminuarea riscurilor legate de neconcordanța cu prevederile legale în domeniul contabil și fiscal
• Informații financiar – contabile de încredere și posibilitatea de a vă concentra mai mult pe zona operațională decât de a coordona / controla propriul departament financiar-contabil
• Flexibilitate în nevoile de resurse alocate în zona financiar-contabilă și eliminarea riscului de a rămâne fără resurse
• Confidențialitatea informațiilor
• Colaborarea cu un partener de încredere

În majoritatea cazurilor, decizia de schimbare a sistemului informatic financiar-contabil se ia fie de către Grup, pentru alinierea sistemelor informatice și obținerea mai facilă a rapoartelor manageriale, fie ca urmare a vechimii sistemului existent și a necesității de modernizare a soluțiilor informatice și a informațiilor extrase.

De cele mai multe ori, un asemenea proces de schimbare nu este corect și complet gestionat de entitatea din România. În cazul în care scopul inițial urmărit este raportarea managerială către Grup, se acordă prea puțină atenție localizării la cerințele în materie contabilă și mai ales în materie fiscală din România și se ajunge ca diverse procese să fie asigurate prin acțiuni manuale și prelucrări în Excel.

În al doilea caz, al unui sistem vechi, o coordonare inadecvată face ca toate neajunsurile și minusurile sistemului vechi să se dorească a fi replicate în noul sistem. Aceasta vine atât din obișnuința utilizatorilor, dar și din lipsa de viziune și experiență a acestora în a știi ce să ceară de la un sistem nou.

Echipa APEX vă poate ajuta să combateți toate deficiențele semnalate mai sus prin următoarele:

• Analiza fluxurilor informaționale existente și propuneri de redefinire a acestora
• Definirea unor cerințe clare și complete care să asigure compatibilitatea sistemului cu cerințele statutare din România, dar și cu necesitățile informaționale manageriale
• Comunicarea cu clientul și implementatorul pentru a alege soluțiile cele mai potrivite
• Solicitarea unor funcționalități pe care clientul nu le cunoaște sau pe care implementatorul nu le propune
• Evitarea unei implementări limitate strict la funcționalități standard
• Maximizarea funcționalității noii soluții informatice.

Echipa APEX vă poate asista în alegerea unui sistem informatic și în implementarea acestuia.